Le carnet d’entretien est un registre de documents qui contient toutes les informations en lien avec les entretiens antérieurs et à venir de l’immeuble. La définition d’entretien est l’action de tenir en bon état. On parle donc de travaux, mais aussi de toutes autres informations qui permettent d’avoir une meilleure compréhension de l’état de santé du bâtiment.
Le parc immobilier québécois vieillit, subissant des altérations et des dégradations exigeant des travaux d'entretien, de rénovation et de mise aux normes. L'absence d'un carnet d'entretien prive le conseil d'administration d'informations essentielles, entravant sa prise de décision et l'obligeant à consacrer plus de temps et de ressources pour combler ce manque d'information. Ainsi, le carnet d'entretien joue un rôle indispensable en tant que mémoire collective, favorisant une bonne gestion et des prises de décision plus avisées dans le but d'assurer la pérennité de l'actif.
Le carnet d'entretien en copropriété présente de nombreux avantages pour les copropriétaires et les administrateurs. Pour les copropriétaires, il offre une plus grande transparence, facilite la planification budgétaire, réduit les surprises financières et améliore la valeur de leur propriété. Pour les administrateurs, il simplifie la gestion, assure la conformité légale, réduit les litiges potentiels, facilite la planification stratégique et favorise la collaboration au sein de la copropriété en élaborant un plan de gestion plus efficace.
Le projet de Loi 16 a été adoptée par l'Assemblée Nationale du Québec dans le but de réformer le régime de la copropriété divise au Québec. Certaines de ses dispositions sont en vigueur depuis le 10 janvier 2020, tandis que d'autres entreront en vigueur une fois que les règlements du gouvernement du Québec seront adoptés, en particulier l'article 1070.2, qui concerne l'obligation de tenir un carnet d'entretien.
L'introduction de l'article 1070.2 du Code civil du Québec par le biais de la Loi 16 a établi une nouvelle disposition législative qui impose une obligation de carnet d'entretien en copropriété. Cette législation renforce les responsabilités des syndicats de copropriétaires en matière de documentation et de suivi des travaux d'entretien.
L'article 1070.2 énonce ce qui suit :
« Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement.
La forme, le contenu et les modalités de tenue et de révision du carnet d’entretien, de même que les personnes qui peuvent l’établir et le réviser, sont déterminés par règlement du gouvernement. »
Bien que cet article ne soit pas encore en vigueur et que des détails restent à préciser, quelques conclusions préliminaires peuvent déjà être tirées :
Les spécificités relatives au carnet d'entretien seront définies lors de l'entrée en vigueur de l'article 1070.2, dont la date précise reste inconnue. L'adoption d'un carnet d'entretien demeure une pratique vivement recommandée par les professionnels, et il n'est pas nécessaire d'attendre la mise en place du règlement pour commencer à entreprendre des démarches en ce sens.
Voici une liste de documents qui doit être compris à l’intérieur du carnet d’entretien :
Le carnet d'entretien devrait contenir des données de base sur la copropriété, y compris les coordonnées du syndicat de copropriété, les noms des administrateurs en poste, et les coordonnées des entreprises impliquées dans l'administration ou l'entretien des parties communes.
Un élément essentiel du carnet d'entretien consiste à établir la liste des parties communes, qui s'accompagne d'une description technique détaillée des équipements et des systèmes en place. Cette démarche vise à intégrer des informations pertinentes sur l'entretien et la localisation des composants de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que des installations électriques et de plomberie.
Le carnet d'entretien doit contenir les polices d'assurance de la copropriété, ainsi que toutes les contrats d'entretien antérieurs et en vigueur.
Le carnet d'entretien devrait inclure un historique détaillé des travaux, des sinistres et des améliorations locatives réalisées sur la copropriété au cours des années précédentes. Cela permet de suivre l'évolution de l'immeuble au fil du temps et de planifier les réparations et les remplacements en fin de durée de vie utile.
Les études de fonds de prévoyance sont essentielles pour évaluer l'état financier de la copropriété et anticiper les besoins futurs en termes de réparations majeures et de remplacement. Il faut également inclure toutes autres expertises pertinentes, telles que les rapports d'évaluation, les rapports d'inspection et les études techniques.
Voici quelques recommandations qui peuvent vous être utiles lors de la création de votre carnet d'entretien :
Le programme d’entretien est un élément essentiel du carnet d’entretien. Il établit l'ensemble des tâches nécessaires pour assurer le bon maintien de l’immeuble. La réalisation d’un programme d’entretien, selon les bonnes pratiques de l'industrie, permet au syndicat d'obtenir un plan et une vision commune quant aux entretiens à réaliser sur l'immeuble. Ce plan permet également de s’éloigner des constats subjectifs que certains administrateurs pourront avoir sur le plan d’entretien de l'immeuble.
Les documents du carnet d’entretien doivent être conservés de nombreuses années et parfois même de manière permanente. L’archivage des documents constitue une étape clé dans le maintien du carnet d’entretien. Il est important de mettre en place une structure d’archivage qui facilite l’entreposage et la consultation des documents. Après tout, le carnet d’entretien est là pour vous faire gagner du temps, et non le contraire.
Une copropriété est continuellement confrontés à un changement de personnel, que ce soit au niveau du gestionnaire ou des administrateurs en place. Cette situation fait en sorte que plusieurs personnes devront reprendre le carnet existant pour le maintenir à jour. Il est donc important que le système en place soit simple d’utilisation et qu’il soit structuré de manière à être uniforme et inconditionnel au travail d'un seul administrateur.
Le carnet d’entretien fait partie intégrante du registre de copropriété et il doit demeurer disponible pour consultation. Avec l’arrivée de la loi 16, il faut prévoir que le carnet d'entretien sera de plus en plus demandé par les copropriétaires, assureurs et futurs acheteurs. L’information se doit donc d’être disponible facilement et rapidement.
Il est essentiel de maintenir le carnet d'entretien à jour en effectuant des révisions régulières pour garantir l'exactitude des informations concernant la copropriété. De plus, avant chaque Assemblée générale des copropriétaires (AGA), il est recommandé d'effectuer une vérification complète des données de la dernière année pour assurer que le carnet d'entretien soit à jour et puisse être mis à disposition des nouveaux administrateurs.
La méthode classique implique la collecte manuelle d'informations dans un dossier papier, une option simple et économique mais peu pratique pour le partage et la consultation. L'adoption d'une approche numérique est dorénavant fortement recommandée, offrant une meilleure accessibilité, efficacité, sécurité renforcée, et une réduction de la consommation de papier.
Il est possible de concevoir un carnet d’entretien en utilisant des solutions génériques et peu coûteuses sur le marché. Cependant, cette approche demandera un investissement de temps et de travail important pour les administrateurs qui devront mettre en place ces outils de gestion et en assurer le suivi à long terme. Les outils devront également être adoptés par les prochaines générations d’administrateurs qui pourront avoir des méthodes de travail différentes.
Chez Regisco, nous proposons un outil sur mesure pour le carnet d'entretien. Notre solution simplifie la mise en place du programme d'entretien qui se fait en 20 minutes seulement. en plus de comprendre une multitude de ressources techniques pour mieux comprendre les interventions à réaliser sur votre immeuble. Notre solution réduit considérablement le temps nécessaire à la gestion du carnet d'entretien et offre une structure adaptée à tous les administrateurs.
L’équipe REGISCO
Co-Fondateur de Regisco, Philippe occupe le rôle principal de développement de produit. Avec ses aptitudes en informatique, ses années d'expériences en bâtiment et son sens développé de la débrouillardise, il vous partage des articles pertinents sur le volet technique des bâtiments détenus en copropriétés.
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