_{‍Le Guide Complet pour Choisir le Meilleur Gestionnaire}

La gestion d'une copropriété peut être une tâche complexe, nécessitant une attention particulière sur divers aspects, allant de l'administration quotidienne à la planification financière à long terme. Lors de vos recherches d'un gestionnaire, il est important d'établir vos critères de sélection. Pour vous aider dans cette démarche essentielle, nous avons compilé une liste complète de critères à considérer lors de l'évaluation des propositions de gestionnaires de copropriété.

Rappels sur le rôle du gestionnaire : 

• Le gestionnaire a pour but d'assurer la gestion et l’administration du syndicat de copropriété.
• En principe, il doit guider le conseil d'administration, mais doit consulter le CA pour la prise des décisions.
• Le syndicat pourrait décider de recourir à un gestionnaire pour la gestion complète ou partielle (à la carte).

🖇 Liste des éléments à valider au niveau de la structure d'entreprise:

• Valider l'année de création de l'entreprise
• No. d’inscription au Registre des entreprises du Québec
• Nombre d’employés permanents
• Noms et fonctions des principaux cadres
• Clients actifs - demandez des références de leurs clients
• Demander si les gestionnaires sont membres d'un ordre professionnel (exemple membre des administrateurs agréés)

📈 Considération financières:

• Taux mensuel par unité pour la gestion complète
• Autres prestations et prestations spéciales

💻 Services administratifs:

• Préparation, convocation et animation des réunions du conseil d'administration incluse au contrat
• Nombre de réunions incluses au contrat
• Durée maximale de chaque réunion
• Délai maximal pour la remise des procès-verbaux aux administrateurs
• Préparation, convocation et animation de l'Assemblée Générale Annuelle
• Rédaction du procès-verbal des AGA
• Tenue du registres de copropriété à jour
• Registre des copropriétaires et des locataires
• Registre des stationnement et casiers
• Règlements
• Registre des fournisseurs et contrat
• Liste des communications
• Tenue du registres de copropriété à jour
• Faire respecter les règlements de la copropriété: Avis verbal et avis écrit
• Application des pénalités en fonction du règlement
• Proposer de nouveaux règlements dans l'intérêt du syndicat
• Conseiller les membres du CA sur les exigences légales: Loi 122 (inspection des façades et stationnements), Loi 16 (étude du fonds de prévoyance carnet d'entretien), Loi 141 (Fonds d'auto-assurance et unité de référence)
• Complétion des formulaires dans les délais prescrits
• Procéder à la déclaration des administrateurs auprès du Registraire des entreprises du Québec
• Procéder aux déclarations demandées par la Régie du bâtiment du Québec (tour d’eau, etc.)
• Déclaration de sinistres auprès de l’assureur
• Déclarations demandées par des notaires et courtiers immobiliers
• Produire mensuellement un rapport des activités aux administrateurs
• Gestion de la documentation et des archives du syndicat
• Répondre aux requêtes des copropriétaires et courriels des administrateurs dans un délai raisonnable
• Négociation et octroi des contrats

📈 Gestion financières:

• Élaboration du budget annuel en collaboration avec le conseil d'administration (fonds d'opération, prévoyance et auto-assurance)
• Proposition de placements du fond de prévoyance dans des CPG
• Suivi mensuel et de façon cumulative l’exécution du budget par rapport aux revenus et aux dépenses du syndicat
• Élaboration des avis de cotisations (régulières et spéciales) selon les quotes-parts établies par la DCO et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec, et les transmettre aux copropriétaires
• Perception et dépôt dans le(s) compte(s) bancaire(s) du syndicat
• Préparation des chèques pour les fournisseurs, sous-traitants et salaires des employés
• Production des états de compte aux copropriétaires
• Faire le suivi des mauvaises créances du syndicat (copropriétaires qui ne paient pas)
• Effectuer la comptabilité complète en fonction des normes comptables
• Effectuer la conciliation bancaire
• Production des états financiers mensuels
• Coordination de la vérification des états financiers annuels

🛠 Gestion des opérations:

• Tenue du carnet d'entretien du syndicat
• Suivi et prise en charge des projets du fonds de prévoyance
• Élaboration du cahier de charges, obtention des soumissions et analyse des offres reçues pour les contrats d'entretien et travaux de la copropriété
• Analyse et recommandation des soumissions auprès du conseil d'administration
• Coordination, planification et supervision des projets du bâtiment
• Gestion des sous-traitants
• Recevoir les demandes de services des copropriétaires et coordonner les demandes
• Effectuer une visite et/ou un inspection périodique de l'immeuble
• Signaler toutes anomalies ou besoin de la copropriété aux membres du conseil d'administration
• Gestion des accès (puces, caméras, etc)
• Traiter les appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, sous-traitants et toutes autres personnes lors des heures normales de bureau
• Gérer la réception et l'envoi des documents du syndicat
• Supervision et coordination des déménagements et emménagement ainsi que les livraisons importantes
• Accueillir les nouveaux résidents et copropriétaires (envoie des règlements d'immeubles, prise des informations bancaires pour paiement des frais de condo, etc)
• Traiter les demandes des notaires et courtiers (documents de déclaration)
• Vérification des bons de travail
• Coordination des diverses inspections requises par la loi (inspection alarme incendie, vérification de la génératrice, détecteurs de monoxyde de carbone, tour d'eau, etc)

🚨 Gestion des urgences et sinistres:

• Le gestionnaire est-il disponible à l'extérieur des heures normales de bureau pour traiter les urgences. A-t-il une ligne d'urgence?
• Quel est le taux facturé pour la gestion des urgences
• Le gestionnaire coordonne-t-il les sinistres avec l'assureur et travaux après-sinistre

👩🏼‍💻 Outils de gestion utilisés:

• Quel outil de gestion financière utilise le gestionnaire
• Quelle méthode de communication/service client est utilisée (logiciel, courriel, postal, etc)
• Quel outil de gestion de projet est utilisé

Trouver le Bon Gestionnaire de Copropriété : Un Défi de Taille pour les Syndicats

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L'Équipe REGISCO