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Dans une copropriété, il y a des parties privatives et des parties communes.
Les parties communes sont les parties des bâtiments et des terrains qui ne sont pas des parties privatives. Elles sont identifiées, quant à leur désignation cadastrale, dans l'état descriptif des fractions et sont généralement décrites dans l'acte constitutif de votre déclaration de copropriété.
Les parties communes comprennent généralement des éléments tels que les halls d'entrée, les couloirs, les escaliers, les ascenseurs, les toits, les jardins, les salles communes, parfois une piscine, etc. L'entretien des parties communes est une question essentielle pour assurer le bon fonctionnement et la pérennité d'un immeuble en copropriété.
L’article 1039 du Code civil du Québec stipule que le syndicat est responsable de veiller à l'entretien des parties communes :
« La collectivité des copropriétaires constitue, dès la publication de la déclaration de copropriété, une personne morale qui a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun. Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués. »
Ainsi, le syndicat de copropriété doit jouer un rôle central dans la gestion et l'entretien des parties communes d'un immeuble en copropriété. Voici un aperçu de ses responsabilités :
Une méthodologie efficace pour l'entretien des parties communes en copropriété revêt une importance cruciale pour plusieurs raisons, contribuant au bon fonctionnement de l'immeuble et au bien-être des copropriétaires. Un entretien régulier et approprié des espaces communs est essentiel pour préserver la valeur globale de la propriété, améliorant ainsi son attrait et influençant positivement sa valeur marchande.
De plus, certains éléments des parties communes, tels que les escaliers, les ascenseurs et les aires communes, sont cruciaux pour la sécurité des résidents, et une méthodologie efficace d'entretien garantit leur bon état de fonctionnement, réduisant ainsi les risques d'accidents.
En résumé, une méthodologie efficace pour l'entretien des parties communes en copropriété est essentielle pour garantir la durabilité, la sécurité, la valeur immobilière et la satisfaction des copropriétaires, contribuant ainsi à maintenir un environnement harmonieux et fonctionnel au sein de la copropriété.
L'identification des tâches d'entretien ménager nécessite une observation attentive et une planification méthodique. La première étape consiste à observer les espaces communs tels que le hall d'entrée, les escaliers, les ascenseurs, les espaces extérieurs, et à établir des tâches prioritaires. La première étape consiste à observer les espaces communs tels que le hall d'entrée, les escaliers, les ascenseurs, les espaces extérieurs, et à établir des tâches prioritaires. Cette observation inclut le nettoyage des sols, des surfaces, la vérification de l'éclairage, le balayage et lavage des escaliers, le nettoyage des aires communes, la gestion des déchets, et bien d'autres.
Ensuite, la démarche implique l'évaluation des besoins au travers d'assemblées générales, la consultation des résidents, la mise en place d'un calendrier, et éventuellement l'engagement de prestataires de services.
La fréquence des tâches d'entretien peut varier selon les caractéristiques spécifiques de chaque immeuble en copropriété. Les éléments communs comme l'entrée, les salles communes, les couloirs, les stationnements, les espaces de rangement, l'ascenseur, la piscine, et les espaces extérieurs exigent une planification synchronisée. Par exemple, le nettoyage régulier des sols dans les espaces communs peut être hebdomadaire, l'entretien des ascenseurs mensuel, le nettoyage des parties extérieures trimestriel, la maintenance préventive semestrielle, le grand nettoyage annuel, le contrôle des espaces verts extérieurs selon la saison, et la vérification des équipements de sécurité annuelle.
En copropriété, il y a souvent des bénévoles, mais pour un entretien régulier il faut souvent faire appel à des professionnels. Le syndicat peut engager un concierge salarié ou une firme spécialisée en entretien ménager pour accomplir ces nombreuses tâches. Le choix entre un concierge salarié et une entreprise de ménage pour une copropriété dépend des préférences et des besoins spécifiques. Un concierge salarié offre une polyvalence et une implication directe, tandis qu'une entreprise de ménage peut apporter une expertise professionnelle et simplifier la gestion des services d'entretien. Une combinaison des deux approches, selon les exigences particulières, pourrait également être envisagée. Il est recommandé de consulter les copropriétaires, d'obtenir des devis et de peser les avantages et les inconvénients avant de prendre une décision.
Pour établir un cahier des charges efficace, le conseil d'administration doit effectuer une évaluation complète des besoins d'entretien, en identifiant les tâches spécifiques nécessaires. Il est essentiel de déterminer quelles tâches peuvent être gérées en interne par des salariés ou des bénévoles et celles qui exigent l'intervention de prestataires externes. La définition claire des responsabilités, en fonction des compétences, et l'établissement de protocoles clairs et précis évitent tout chevauchement ou confusion.
Une planification méticuleuse des tâches régulières, identifiant celles réalisables en interne et celles nécessitant des interventions externes, est cruciale. L'engagement de prestataires spécialisés pour des tâches spécifiques doit s'accompagner de devis détaillés et de certifications adéquates. La coordination des interventions, la formation continue des salariés, la communication transparente entre tous les acteurs, le suivi de la performance, la flexibilité en cas de besoins changeants, et une gestion budgétaire alignée sur les besoins réels de la copropriété complètent la stratégie globale pour assurer un entretien optimal des parties communes de l'immeuble en copropriété.
En combinant ces éléments, une gestion proactive et une communication efficace permettent d'optimiser la répartition des tâches entre les salariés et les prestataires.
Le carnet d'entretien est un outil documentaire essentiel utilisé dans le cadre de la gestion immobilière, en particulier dans le contexte des copropriétés et des immeubles. Il a pour objectif de consigner de manière détaillée toutes les informations relatives à l'entretien, à la maintenance et aux travaux effectués sur un bien immobilier. Cet outil offre une vision complète des travaux réalisés au fil du temps et des tâches à effectuer tout au long de l'année, pouvant prendre la forme d'un document physique ou électronique.
L'article 1070.2 de la loi 16 stipule que le conseil d'administration est chargé de faire établir le carnet d'entretien par un professionnel membre d'un ordre autorisé et doit contenir un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent ainsi que les entretiens réalisés et à venir.
L'utilité du carnet d'entretien se manifeste à travers plusieurs aspects, tels que la constitution d'un historique détaillé des travaux, le suivi de la maintenance, la planification des interventions futures, la gestion des garanties, la communication transparente entre les parties prenantes, la facilitation des transactions immobilières, l'optimisation des coûts par une gestion proactive de l'entretien, et enfin, la transmission efficace des connaissances et de l'expertise en cas de changement de propriétaire ou de gestionnaire.
En somme, cet outil s'avère essentiel pour garantir une gestion efficace et transparente des biens immobiliers en copropriété, contribuant ainsi à la pérennité, à la sécurité et à la valeur du patrimoine immobilier.
L'absence d'un carnet d'entretien peut avoir des conséquences significatives sur la gestion et la valeur d'un bien immobilier en copropriété. Un carnet d'entretien manquant ou incomplet peut entraîner des problèmes significatifs en termes de coûts, de gestion, de communication et de perception de la valeur immobilière. Il est donc fortement recommandé de maintenir un carnet d'entretien complet et à jour pour assurer une gestion optimale de la copropriété.
Le défaut d'entretien en copropriété peut entraîner des conséquences importantes et néfastes, tant sur le plan financier que sur le bien-être des résidents. Si certaines parties communes n’étaient pas entretenues adéquatement, cela pourrait provoquer des problèmes majeurs au niveau de la structure même du bâtiment. Il faut donc mettre en place des plans de maintenance réguliers et de s'assurer que les décisions en matière d'entretien sont prises de manière responsable et transparente au sein de la copropriété.
Exemple : Le calfeutrage des portes et fenêtres n'étant pas vérifié annuellement pourrait au bout de quelques années amener des problèmes d'infiltration d'eau.
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Le défaut d'entretien en copropriété peut avoir des implications sur l'assurance de la copropriété, et cela peut se manifester de différentes manières. Comme l’augmentation des primes, une limitation de la couverture actuelle, des franchises plus élevées ou même un refus de renouvellement.
Il est donc impératif pour une copropriété de maintenir un niveau adéquat d'entretien pour préserver non seulement la valeur du bien mais aussi pour assurer une couverture d'assurance adéquate et éviter des complications financières en cas de sinistre. Une communication transparente avec l'assureur et le respect des pratiques d'entretien recommandées sont essentiels pour maintenir une bonne relation avec les assureurs.
Les administrateurs de copropriété ont une obligation légale de veiller à l'entretien et à la conservation de l'immeuble. En cas de manquement ils pourraient être tenus responsables de diverses manières en cas de défaut d'entretien. Les polices d'assurance responsabilité civile des administrateurs peuvent exclure la couverture pour des réclamations liées à un défaut d'entretien intentionnel ou négligent.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des conséquences légales et les administrateurs pourraient être tenus personnellement responsables des coûts liés à de telles réclamations.
Ils doivent donc agir avec prudence et diligence.
Les administrateurs doivent parfois effectuer des travaux d’entretien au niveau de l'immeuble. Cela va occasionner du bruit et de la poussière, ce qui risque de déranger la vie de tous les jours.
Par souci de communication, les administrateurs devraient remettre un document écrit, à tous, avec les informations suivantes :
La conservation d'immeuble concerne l'ensemble des actions visant à maintenir, améliorer et préserver un bien immobilier. C'est la mission des administrateurs de voir à la conservation de l'immeuble dans son état original et d’en assurer l'entretien. Non seulement au niveau de l'entretien ménager, mais aussi de toutes les composantes de l'immeuble qu'il faudra entretenir et remplacer.
Exemple au niveau d'un stationnement intérieur :
Le syndicat est responsable d'approuver et de superviser tous les travaux en lien avec l'existence et la sécurité des parties communes, incluant ceux à usage restreint comme les portes, les fenêtres et les balcons attenants à une partie privative. Cependant, l’article 1064 du C.c.Q. mentionne que les copropriétaires qui ont l’usage de parties communes à usage restreint contribuent seuls aux charges liées à l’entretien et aux réparations courantes de ces parties. Par conséquent, les activités d'entretien sont de la responsabilité des copropriétaires qui bénéficient de ces parties, mais le syndicat doit veiller à ce que les entretiens et les réparations soient réalisés convenablement. Lorsqu'il y a défaut d'entretien, il doit prendre des mesures correctives pour y remédier.
Le bon suivi des réparations et de l'entretien commence par l'établissement d'un programme d'entretien préventif, qui informe les copropriétaires des règles et des exigences à suivre, en plus de fournir des indications utiles sur les produits recommandés et les fréquences d'intervention. Pour des entretiens plus complexes nécessitant des compétences techniques, il est préférable que le conseil d'administration organise et supervise les travaux, simplifiant ainsi le processus et réduisant les coûts pour chaque copropriétaire. À la fin des travaux, les copropriétaires devront rembourser le coût réel des travaux en fonction de leur part d'usage exclusif.
Pour répondre à cette question, il faut avant tout déterminer la nature des travaux à réaliser sur la ou les parties communes à usage restreint. De manière générale, le syndicat doit veiller aux réparations majeures ou au remplacement, tandis que le copropriétaire doit veiller à l'entretien régulier et aux réparations mineures des parties communes à usage restreint (PCUR).
SYNDICAT : Droit de propriété = responsable de réparations majeures et des remplacements.
COPROPRIÉTAIRE : Droit de jouissance = responsable des entretiens réguliers et réparations mineures.
Deux conditions favorisent la saine gestion des entretiens de l'immeuble :
Assurer la pérennité de l'immeuble, c'est l'objectif premier de tous. Un immeuble bien entretenu fera en sorte qu'à long terme le syndicat fera des économies réelles et permettra une bien meilleure revente des unités de condos.
L'équipe Regisco
Les informations,commentaires, opinions ou recommandations contenus dans cet article ne constituent pas un avis professionnel, financier ou juridique.
Gilles Tremblay se distingue en tant que conseiller chevronné dans le secteur de la copropriété. Dédié à fournir des conseils et soutien aux administrateurs, copropriétaires et gestionnaires de copropriétés, il joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la gestion des copropriétés au Québec. Son objectif est d'outiller les copropriétaires pour qu'ils puissent assumer efficacement leurs fonctions d'administrateurs. Il partage les informations les plus récentes concernant les exigences en matière de copropriété, en offrant des outils pratiques ainsi que des conseils et astuces pour promouvoir une gestion saine et efficiente des copropriétés.
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