Un immeuble divisé en plusieurs lots est soumis au régime de la copropriété. Cette copropriété, dès la publication de sa déclaration au Registre foncier du Québec, est régie par le Code Civil du Québec. Ces immeubles comprennent des parties privatives, et des parties communes. C’est d’ailleurs la responsabilité des administrateurs, élus lors de l’Assemblée des copropriétaires, de s’assurer du bon fonctionnement de ces parties communes, ainsi que le respect de l’usage des parties privatives, qui relèvent de sa mission principale.
On serait porté à croire que le droit d’assumer de telles responsabilités devrait être soumis à des conditions de formations et d’expérience préalablement établies afin de pouvoir exercer ses fonctions d’administrateurs du syndicat. Pourtant, ce n’est pas le cas, et au Québec, la majorité des copropriétés sont d’ailleurs en autogestion. Effectivement, plusieurs copropriétés désignent la responsabilité de la gestion de leur syndicat à des propriétaires – qu’ils soient formés ou non. Si un regard rapide peut laisser penser que l’absence d’un gestionnaire représente une économie, surtout dans les petites copropriétés, un regard plus attentif démontrera assurément que cela vient avec son lot de risques et de difficultés.
L’argument du coût est souvent évoqué comme étant la raison #1 pour les plus petites copropriétés qui refusent de payer un gestionnaire. Incontestablement, ces plus petits bâtiments n’ont souvent pas de parties communes très complexes tels qu’un toit-terrasse avec piscine, gym et lounge urbain. Or, ces copropriétés peuvent être perçues comme étant peu de travail, ce qui ne justifierait pas des coûts exorbitants de gestion allant jusqu’à 50$ la porte! Toutefois, se dire cela, c’est oublier que les parties communes concernent aussi des parties essentielles de l’immeuble, telles les façades ou la toiture, permettant au final la conservation des parties privatives.
Néanmoins, malgré la lourde tâche de l’administrateur de propriété, bien des syndicats décident d’opter pour l’autogestion. Annuellement, des propriétaires bénévoles sont élus pour donner main à la pâte et offrir de leur temps pour administrer le syndicat. Bien que réalisable, une telle responsabilité vient avec ses enjeux.
Rappelons que, remettre cette responsabilité à votre voisin propriétaire, implique que vous lui accordez votre confiance dans les décisions qui seront prises dans la mission du syndicat qu’est la préservation du bâtiment. Cela signifie que, il n’aura pas à vous consulter lors de l’octroi des divers contrats d’entretien et de réparations, il n’aura pas l’obligation de vous demander votre opinion quant à la souscription de l’assurance de votre immeuble, la gestion du compte bancaire, l’adoption finale du budget et bien plus. Bien que le conseil d’administration se doit de vous consulter en Assemblée pour prendre des décisions extraordinaires, l’adoption de certaine décisions tel que le budget ne repose que sur les membres élus. Voilà une raison pour laquelle vous devez vous assurer d’avoir confiance en vos bénévoles!
Les difficultés pratiques sont certaines, ainsi qu’elles viennent d’être évoquées ci-dessus. Gérer un bâtiment, ça requiert du temps, de la planification et des ressources. La désignation d’un gestionnaire permet au syndicat de confier ses responsabilités à un professionnel pour s’assurer du respect des obligations légales et techniques de celui-ci.
D’ailleurs, un syndicat de copropriétaires est susceptible d'engager sa responsabilité civile envers des tiers, incluant les copropriétaires. Rappelons que la façon dont une copropriété est gérée aura aussi une incidence sur sa valeur et sur son prix de revente des condos. Nous le savons, le marché du condo étant actuellement très chaud, et les acheteurs étant de plus en plus outillés pour mieux évaluer la valeur de leurs investissements, vaut mieux que le conseil d'administration s'assure de mettre en place les outils adéquats pour en assurer la santé de l'immeuble. Il n'est pas rare qu'un acheteur vous demandera l’état actuel du fonds de prévoyance, exigera une preuve de la bonne tenue du registre et du carnet d’entretien, demandera accès aux procès-verbaux du syndicat et voudra même analyser les états financiers. Voilà toutes des raisons justifiant la nécessité d’une saine gouverne pour vous montrer compétitif et pour vous protéger contre des complications légales futures.
Par la désignation d’un ou des administrateurs provisoires, les copropriétaires remettent la responsabilité entre les mains de ces bénévoles en accordant leur entière confiance dans la tenue du registre complet, le prélèvement des charges communes, le respect de la déclaration de copropriété, l’entretien général, la planification des travaux du fonds de prévoyance, et bien plus encore!
En effet, le Québec a longtemps voulu encadrer davantage la copropriété pour éviter une dépréciation prématurée de son parc immobilier. Enfin, et ce depuis l’adoption de la loi 16, les syndicats font face à des obligations strictes auxquelles ils doivent se conformer. Naturellement, tout peut encore se faire par des propriétaires impliqués qui ont à cœur la protection de leur investissement. Voici quelques conseils pour une autogestion réussie :
Plusieurs ouvrages, formations et webinaires sont accessibles pour les administrateurs. Suivez-les et restez à l’affût des obligations et de toutes nouvelles pratiques! Nos références préférées sont : Condo Légale, la Copropriété.info et plusieurs articles du cabinet renommé DeGranpré Joli-Coeur. Vous y retrouverez certainement du contenu pertinent pouvant répondre à plusieurs de vos questions.
Plusieurs gestionnaires et administrateurs sont passés par où vous êtes, et soyez rassurez, vous n’avez pas besoin de partir de 0! Des modèles de budgets, d’avis de convocation aux Assemblées, les lettres de nouvelles charges communes, des aide-mémoires et bien plus encore sont disponibles lorsque vous adhérez à titre de membre de la RGCQ dans la section trousse et outils. En plus de cela, plusieurs s’outillent de logiciels de gestion pour la tenue du registre et le suivi du carnet d’entretien pour structurer leurs travail et s’assurer du respect de leurs responsabilités à titre de délégué du syndicat. Évidemment, de tels outils viennent rassurer les copropriétaires en démontrant que la gestion fastidieuse du bâtiment est entre de bonnes mains!
Bien que vous décidiez de gérer vous-même votre syndicat, l’apport d’un expert-consultant embauché à court terme peut parfois être la solution pour vos besoins!
Un consultant c’est synonyme de complémentarité, d’objectivité et d’expertise. Vous avez un copropriétaire qui ne paye pas ses frais de condo? Faites appel à de l’aide juridique! Vous avez un projet de remplacement de toiture et ne savez pas comment vous y prendre dans le processus d’appel d’offre? Pas de soucis, embauchez un consultant externe pour ce projet spécifique. La beauté de travailler avec des consultants, c’est que vous pouvez faire appels à leurs services d’expertises en toute souplesse.
Kayci est une experte passionnée et dévouée à améliorer la gouvernance et la performance des syndicats de copropriété. Elle possède une vaste expérience en gestion immobilière et en copropriété, et vous offre des conseils pratiques pour prendre des décisions éclairées et atteindre la saine gouvernance de votre actif.
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